Kategorie: Digitale Transformation

Wegweiser Telefonanlagen – Lokale und cloudbasierte Lösungen

Was kann eine moderne Telefonanlage? Was ist der Unterschied zwischen lokalen und cloudbasierten Lösungen? Wie gestaltet sich die Einführung einer neuen Anlage? Antworten finden Sie in diesem Artikel.

14.09.2021
12 Minuten

Wie geht moderne Telefonie für KMU?

Vergleich von Telefonanlagen, Bedarfsklärung, Projektvorgehen, Kosten

Telefonanlagen basieren heute auf Internettelefonie. Sie integrieren ortsunabhängig Telefonie, Videokonferenzen, Chatfunktionen und vieles mehr. Dieser Artikel vergleicht die lokalen mit den cloudbasierten Telefonanlagen. Er stellt eine Checkliste für die Bedarfsermittlung zur Verfügung, zeigt das Projektvorgehen und vergleicht die Kostenfaktoren. Lassen Sie sich von Classic und Virtuel kurzweilig in die Welt moderner Telefonanlagen einführen.

Classic und Virtuel

Hallo. Ich bin Classic.

Ich wohne im Büro. Seitdem auch Telefongespräche über das Internet übertragen werden, hat sich die Telefonie sehr verändert. Denn sie kann nicht mehr nur Sprache übertragen, sondern auch Video und Dokumente.

Möglichkeiten der Internettelefonie

Was ermöglicht All-IP und Unified Communication?

Begriffe wie Unified Communication und All-IP stehen für die ortsunabhängige Integration von Telefonie, Web-, Telefon- und Videokonferenzen, SMS, E-Mail sowie Chatfunktionen in Echtzeit.
Durch Internettelefonie wird es bei Telefongesprächen möglich, gemeinsam auf Dokumente und Medien zuzugreifen und diese über einen Bildschirm zu teilen.
Die Zusammenarbeit und Kommunikation mit Mitarbeitenden vor Ort, an anderen Standorten, im Homeoffice, unterwegs sowie mit externen Geschäftspartnern weltweit wird damit unterstützt.
Der aktuelle Status eines Teilnehmenden wie zum Beispiel «verfügbar», «besetzt» oder «abwesend» ist ersichtlich.

Sogenannte Unified Communication & Collaboration verbessern die Zusammenarbeit, steigern die Produktivität und Effektivität, ermöglichen die Reduktion von Reisetätigkeit und erhöhen dennoch die Mobilität. Denn wenn ein Internetanschluss vorhanden ist, kann man von überall auf der Welt telefonieren und kommunizieren.
Die Nutzererfahrung geht damit weit über die eines herkömmlichen Telefongespräches hinaus und eröffnet völlig neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit und Kommunikation.

Was ist eine Telefonanlage?

Die Telefonanlage als Vermittlungsstelle

Eine Telefonanlage ist eine Vermittlungsstelle. Sie hilft dabei interne und externe Endgeräte wie beispielsweise Arbeitsplatztelefone, Smartphones, Computer und Anrufbeantworter miteinander und mit der Aussenwelt zu verbinden. Auf diese Weise können sich externe und interne Gesprächsteilnehmende austauschen, beispielsweise miteinander telefonieren.

Der Vergleich von Telefonanlagen

Die On-Premise-Telefonanlagen

Wer eine neue Telefonanlage anschaffen beziehungsweise eine bestehende austauschen möchte, hat die Wahl zwischen einer lokal installierten Lösung oder einer externen virtuellen Lösung.

Eine lokal installierte Lösung nennt man auch On-Premise-Telefonanlage. Sie wird direkt vor Ort als physisches Gerät oder als Software installiert. Eine solche Installation hat für das Unternehmen einige Vorteile:

Das Unternehmen hat die volle Kontrolle über das eigene Telefonsystem.
Die Vertraulichkeit von Einstellungen und Daten ist gewährleistet.
CRM-Systeme oder andere Geschäftsanwendungen können mit der Anlage direkt über das eigene Netzwerk verbunden werden.
Softwarebasierte Telefonanlagen bieten eine hohe Flexibilität und intuitive Benutzeroberfläche, so dass neue Teilnehmende und Rufnummern einfach hinzugefügt, geändert oder entfernt werden können.

Die gehosteten Telefonanlagen

Mit einer gehosteten Telefonanlage kann ein Unternehmen Ressourcen einsparen. Denn gehostete Telefonanlagen werden virtuell als ausgelagerter Dienst zur Verfügung gestellt, sprich als sogenannter «Managed Service».

Das Gute an gehosteten Telefonanlagen sind folgende Punkte:

Cloudbasierte Lösungen sind eine Sonderform der gehosteten Telefonanlagen. Sie werden auf dem Server eines Cloudanbieters betrieben und von diesem verwaltet und weiterentwickelt. Sie bringen eine ganze Reihe an zusätzlichen Vorteilen mit sich.

Die cloudbasierten Telefonanlagen

Cloudbasierte Lösungen sind eine Sonderform der gehosteten Telefonanlagen. Sie werden auf dem Server eines Cloudanbieters betrieben und von diesem verwaltet und weiterentwickelt.

Sie bringen eine ganze Reihe an zusätzlichen Vorteilen mit sich:

Cloudbasierte Lösungen besitzen eine hohe Flexibilität und Skalierbarkeit.
Sie können einfach über den Webbrowser bedient werden.
Sie gewährleisten die volle Kontrolle über Daten und Sicherheitseinstellungen.
Kapazitäten lassen sich kostengünstig erweitern und reduzieren. Bezahlt wird nur, was genutzt wird.
Cloudlösungen werden georedundant in Rechenzentren gehostet und bieten eine hohe Verfügbarkeit von nahezu 100%.

das heisst

Cloudbasierte Lösungen entlasten Unternehmen von hohen Investitionen und Aufwendungen und sind ef fizient. Wichtig ist, dass das Unternehmen eine zuverlässige Internetverbindung hat und einen guten Anbieter für die Cloudtelefonie.

Welche Telefonanlage passt?

Die Bedarfsklärung bei der Einführung einer Telefonanlage

Bei der Beschaffung einer neuen Telefonanlage ist es wichtig, dass Unternehmen ihren Bedarf kennen. Welche Kapazitäten werden gebraucht, welche Zugangsberechtigungen sind vorhanden, welche Endgeräte und Geschäftsanwendungen sollen angebunden werden. Die Antworten auf diese Fragen sind wichtig. Ausserdem sollten auch Aspekte wie Kosten, Flexibilität und Skalierbarkeit der Lösung betrachtet werden. Kleinere Unternehmen mit wenig IT-Kapazitäten sind meist besser mit einer cloudbasierten Lösung bedient als mit einer lokalen Telefonanlage. Grössere Unternehmen entscheiden sich möglicherweise für eine Inhouse-Lösung, weil das IT-Personal die Lösung selbst betreibt und wartet. Um den individuellen Bedarf eines Unternehmens zu eruieren, stellt man sich am besten Fragen. Beachten Sie die Checkliste auf der folgenden Seite.

Checkliste für die Bedarfsklärung

Fragestellungen, welche die Bedarfsklärung unterstützen

Wer benötigt alles ein Telefon?
Wie häufig wird täglich telefoniert?
Wie häufig wird international telefoniert?
Wie viele Telefongespräche laufen parallel?
Wie viele Räume und Arbeitsplätze hat das Büro und wie werden diese genutzt?
Ist das Unternehmen an verschiedenen Standorten tätig?
Wo arbeiten die Mitarbeitenden: im Büro, im Homeoffice, unterwegs?
Sollen Konferenz- und Videotelefonie genutzt werden?
Gibt es besondere Bedürfnisse von Empfangsmitarbeitenden?
Sollen Nummern umgeleitet oder weitergeleitet werden?
Sollen für bestimmte Personen die Telefongeräte portabel sein, um sie innerhalb des Betriebs mitführen zu können?
Sollen Gegensprechanlagen, Lifte oder Alarmanlagen mit der Telefonanlage verbunden werden?
Sollen Telefonanlage und Kundenmanagement-System (CRM) miteinander kommunizieren können?
Soll die Telefonanlage von eigenen Mitarbeitenden betreut werden oder soll ein externer Anbieter für Wartung und Updates verantwortlich sein?
Welchen Stellenwert hat bei uns die Verfügbarkeit der Anlage?
Welchen Stellenwert hat bei uns die Verfügbarkeit der Anlage?
Welchen Stellenwert haben bei uns Datenschutz und Sicherheit und welches Wissen bei den eigenen Mitarbeitenden vorhanden?

Das Projektvorgehen in 4 Schritten

Das Vorgehen bei der Einführung einer Telefonanlage in vier Schritten

Kostenaspekte

Kostenaspekte von Telefonanlagen

Die Kosten von Telefonanlagen setzen sich aus Geräte-, Betriebs- und Wartungskosten zusammen. Da cloudbasierte Telefonanlagen meist den gewünschten Bedarf erfüllen, können insbesondere Geräte- und Wartungskosten gespart werden. Bei den Betriebskosten sind vor allem die Gesprächs- bzw. Verbindungskosten relevant.

Fazit & Kontakt

Der Umstieg auf eine cloudbasierte Telefonanlage lohnt sich, wenn Unternehmen die bestehende gerätebasierte Telefonanlage ersetzen müssen oder von Einsparungen bei der Administration, Wartung und laufenden Kosten pro tieren möchten. Das Unternehmen sollte auf eine stabile und zuverlässige Internetverbindung und den passenden Anbieter zurückgreifen können. In einigen Fällen macht auch eine Installation der Telefonanlage vor Ort Sinn. Am besten eruieren Sie anhand einer Checkliste Ihren Bedarf und setzen sich für eine Beratung mit unseren Spezialisten in Verbindung.

Das Webinar zum Thema

Flexible Kommunikationslösungen für KMU. Virtuelle Telefonanlagen, Standortvernetzung und Betrieb

Welche Vorteile und welche Nachteile bieten virtuelle Telefonlösungen im Vergleich zu klassischen Telefonanlagen? Wie kann eine virtuelle Telefonlösung über verschiedene Standorte hinweg genutzt werden und welche Auswirkungen hat dies auf die Netzwerktechnik? Was gilt es bei der Planung und Umsetzung eines solchen Projekts zu beachten? Gemeinsam mit unseren Partnern erläutern wir in Theorie und Praxis, welche Herausforderungen es bei der Einführung und im Betrieb zu meistern gilt. Jetzt auf der SAK Streaming-Plattform anmelden und das Webinar zum Thema anschauen.

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Experten im webinar

Ralph Gertsch

CEO und Inhaber, E-Q Elektroinstallationen

Simon Jud

Fachspezialist Automation und Kommunikation, Adrian Mettler AG

Als Verantwortlicher für die Gebäudeinformatik hat sich Simon Jud mit seinem Team auf erstklassige Konzeption, Planung und Umsetzung von Netzwerktechnik, Telefonie und Kommunikationslösungen spezialisiert. Die Themen Vernetzung und Automatisierung begeistern ihn dabei besonders.

Adrian Mettler

Inhaber und Geschäftsführer, Adrian Mettler AG

Der diplomierte Ingenieur führt die Firma in der 3. Generation und darf mit seinem Team das 100-jährige Jubiläum feiern. Sein Interesse gilt speziell der nachhaltigen und smarten Energieversorgung wie beispielsweise der intelligenten Vernetzung von Smart Home mit Photovoltaik.

Video zum Thema: Telefonanlagen in 11 Minuten erklärt

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